Outlook: Crear listas Distribución

CREAR LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

¿Para que sirven las listas de distribuciones?

En determinadas ocasiones tenemos la necesidad de enviar un correo a un grupo de personas o contactos que se encuentran en nuestra libreta de direcciones de Outook.

Las listas de distribución permiten agrupar estos contactos de modo que cuando queremos enviar un correo a todos sus componentes, basta con seleccionar el nombre de la lista y todos sus contactos son agregados automáticamente. Podemos tener multitud de listas de distribución y añadir tantos contactos a cada uno como deseemos, pero ojo, debemos recordar que podríamos incurrir en SPAM o entrar en conflicto con la LOPD por o que es aconsejable tener cuidado con:

• El número de contactos que incluye cada lista. Si es elevado (+ 50 contactos*) puede que nuestro proveedor de servicios de internet considere que estamos haciendo mailing y bloquee nuestros servicios web. 
• Cuidado con la protección de datos. Es muy frecuente incorporar a todos los destinatarios en la opción "Para" de Outlook, lo que ocasiona que se conozca a todos los destinatarios. Dependiendo del grupo sería recomendable utilizar la opción "CCO" (Copia Calco Oculta) que no muestra a los destinatarios a quien más fue enviado el mail.
• Tiempo de envió entre correos. Al utilizar estas listas es común poder enviar a muchos grupos con gran número de contactos. Trata de escalonar los tiempos entre correos para no enviar masivamente, un minuto mínimo* aunque dependiendo de proveedores de internet pueda variar.

(*) las cifras de contactos y tiempos entre email son aconsejable, siendo recomendable contactar con vuestro dpto. informático para que os de los datos óptimos.


¿Como se crean?

• En el menú Archivo, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Lista de distribución.
• En el cuadro Nombre, escriba un nombre representativo para recordarlo.
• En la ficha Lista de distribución, haga clic en Seleccionar integrantes.
• En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de direcciones que contenga las direcciones de correo electrónico que desee agregar a la lista de distribución.
• En el cuadro Buscar, escriba un nombre que desee incluir. En la lista inferior, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Integrantes. Repita esta acción para todas las personas que desee agregar a la lista de distribución y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Esperamos que haya sido de vuestra ayuda.

Si quiere recibir más información puede contactar con nosotros en http://www.zimasolutions.com/ o en el tlf: 917303285.

SEPA, adapta tu empresa

SEPA: Que es y como nos afecta...

En febrero 2014 se hará obligatorio en las transacciones bancarias utilizar SEPA. Pero, ¿de que se trata?

De forma breve explicaremos cual es el objetivo que persigue esta Norma y que cuestiones son de interés.

Que es SEPA?

La SEPA es una zona única de pago en Euros. (Single Euro Payments Area). Será un área en el que consumidores y empresas pueden ordenar y recibir pagos en €uros en las mismas condiciones básicas  y con los mismos derechos y obligaciones, tanto si son operaciones Nacionales como incluidas entre los países miembros.

La SEPA define un conjunto de instrumentos de pago en €uros (transferencias, adeudos por domiciliación bancaria y pagos con tarjeta), basados en una nueva norma, practicas y estándares que serán comunes en toda la zona.

Esta nueva normativa arrancará en Febrero de 2014 y transformará nuestra manera de gestionar los cobros y pagos entre cliente y proveedores, siendo un paso más en la integración monetaria.

Características

Están inscritos a seguir la normativa 16 países de la zona €uro más 11 países de Unión Europea que no están en la zona €uro junto con Noruega, Liechtenstein, Islandia, Suiza, Mónaco y algunos territorios de ultramar de los países mencionados.

Esto permitirá que las antiguas transferencias y adeudo bancarios, poco a poco vayan desapareciendo para dar paso a nuevos sistemas europeos integrados con la Norma SEPA.

Este tipo de operaciones afectará tanto a particulares como a empresas pues integra un sistema común de cobros y pagos para los estados adheridos a la Zona Única de Pagos en Euros. 

De este modo, los fichero CSB19, CSB32 y CSB5, los recibos en papel se sustituirán por los adeudo directos SEPA en cualquier de los estados miembros.

En España, existirá una prorroga hasta Febrero de 2016 para los anticipos de crédito y los recibos girados a través de CSB32.

Finalmente, este tipo de transacciones permitirá ahorrar costes en las operaciones fuera de nuestras fronteras gracias a la facilidad de comunicación entre las entidades bancarias.

Como me adapto?

Entre las principales cuestiones a valorar, en Zimasolutions hacemos las siguientes sugerencias:

• Preparar la migración de los datos sobre cuentas corrientes de clientes y proveedores hacia el nuevo código IBAN.
• Preparar los sistemas contable/financieros para que los ficheros de intercambio que se generan, sean de acuerdo a la normativa. "Por norma este paso suele realizarlo el fabricante de los sistemas de gestión (software) pero es probable que hubiera que hacer ajustes durante los primeros meses de ejecución de la Norma."
• Es  importante guardar la autorización para domiciliar adeudo de los clientes. Este fichero esta normalizado.
• Adecuar los pagos a empleados (nominas vía transferencia) a SEPA, modificando el actual CCC que pasará a ser IBAN.
• Los documentos deberán ser actualizados, recordando sustituir los datos bancarios.
• En los casos de los adeudo entre empresas es importante archivar un mandato firmado del cliente donde nos autoriza a presentarles adeudos.
• En caso de utilizar plataforma E-Shop es necesario hablar con el banco por si sufriera alteraciones que pudieran detener la Página.

Si bien, estos no tienen porque ser todos los pasos, no esta demás ponerse en contacto con su consultor y que le expliquen si debe seguir alguna recomendación adicional.

Si quiere recibir más información puede contactar con nosotros en http://www.zimasolutions.com/ o en el tlf: 917303285.

Zima CRM: Analiza tus ventas

Zima te ayuda a analizar tus ventas...

 ¿Has oído hablar de los gráficos Z? ¿Y de los datos TAM o TMM?

Cuando estudiamos la información sobre nuestras ventas es habitual hacer comparativas por periodos mensuales, pero estos no siempre ofrecen una tendencia real de las ventas.

Un método para poder analizar los datos parte de la creación de unos objetivos anuales que se dividen entre los 12 meses y con ello se observa la desviación frente a lo estimado. Este dato no siempre es fiel y por ello no termina de visualizar las tendencias.

¿Cómo se obtiene el TAM o TMM?

Las siglas TAM significan "Total Anual Movil" y TMM "Total Mensual Movil" y son usadas para previsiones de datos sobre las ventas.

El TAM se calcula sumando las ventas del mes actual más las acumuladas de los últimos 12 meses y se le resta la cifra de ventas del año anterior sobre el mismo mes que deseamos calcularlo.

Para verlo con datos sería del siguiente modo:

A = Importe de ventas año 2012: 10000 €

M11 = Importe de ventas mes Enero 2012: 500 €

M21 =Importe de ventas mes Enero 2013: 1000 €

El TAM se calcularía "A + M21 - M11"  (10000 € +1000 € -500 €) cuya fórmula nos permitiría partir de un saldo en Febrero de 2013 de 10500 € para repetir la fórmula en el siguiente mes y sucesivos.

El TMM es muy parecido a TAM pero nos permite afinar un poco más en su estudio pues la estacionalidad de los datos es mensual. Para obtenerlo bastará con dividir entre 12 el dato obtenido del TAM para ese mes.

Si estos datos los obtuviéramos de forma gráfica su representación toma forma de "Z" y de hay su nombre de gráfico "Z". Veamos un ejemplo:

La gráfica visualiza tres líneas, acumulado de ventas, ventas mensual y TAM.

Si analizamos la línea azul correspondiente a las ventas mensuales, estas se muestran inestables frente a la línea naranja correspondiente al TAM que nos indica que no hay grandes saltos de ventas.

Este ejemplo es muy práctico para analizar tendencias y previsiones comerciales así como ventas geográficas para ayudarnos a comparar tendencias por zonas.

Si quiere recibir más información puede contactar con nosotros en http://www.zimasolutions.com/ o en el tlf: 917303285.

Nuestro agradecimiento a @Grudiz_

Sage100: Normativa transporte Público por Carretera

Control administrativo de transporte público de mercancías por carretera

El 5 de Julio entra en vigor la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, donde se regula el control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera.

Con este documento vamos a tratar de resumir que información será necesaria extraer del sistema para elaborar dicho documento.

Hay que recordar que cada empresa tiene sus particularidades por lo que cada uno debe luego adaptar los cambios según procedan.

La modificación de la normativa supone incluir en el documento de control una serie de datos que hasta la fecha no se requería. Con esta modificación, los datos mínimos serán:

§  Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.

§  Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.

§  Lugar de origen y destino del envío objeto del transporte.

§  Naturaleza y peso de la mercancía transportada.

§  Fecha de realización del transporte del envio de que se trate.

§  Matrícula del vehículo utilizado en la realización del transporte. Cuando se trate de un conjunto articulado deberá hacerse constar tanto la matrícula del vehículo tractor como la del semiremolque o remolque arrastrado por éste.

§  Siempre que así lo soliciten los sujetos intervinientes e hará constar las observaciones, reservas o cualquier otra indicación que consideren útil.

Plantilla ejemplo de modelo de impresión

Mejoras contabilidad Sage100

Mejoras de funcionalidad en  Contabilidad  Sage100 respecto asientos patrones
Con la versión i7 de Sage100 podremos asociar un asiento patrón al tercero.  Esta función facilita la introducción de asientos, especialmente cuando debemos generar apuntes que  no están dentro de las normas típicas de asientos de compra o venta. Para poder iniciar este proceso deberemos crear el asiento patrón que se ajuste a las necesidades contables relativas al tercero, una vez creado se asignará al tercero en cuestión y de este modo quedará activo  en la introducción de asientos o de apuntes por diarios. Los siguientes pasos irán referidos a como configurar esta función. Desde la ficha del tercero, pestaña Parámetros, seleccionamos el apartado Opciones de Tratamiento. En la figura de abajo veremos sobre el desplegable que asiento patrón deseamos seleccionar para  asociar al tercero. Se puede asignar el mismo asiento patrón a varios terceros. Los asientos patrones asignados a terceros  también se pueden utilizar por sí mismos. Su uso no está supeditado al uso del tercero. Otra novedad consiste en que la ventana de introducción de asientos se ha modificado para poder  seleccionar asientos patrones de terceros. En versiones anteriores se podía seleccionar un asiento  patrón, a partir de la versión i7.11, se puede seleccionar un asiento patrón o un asiento patrón de tercero. Una lista desplegable permite seleccionar el tipo de asiento patrón que se desee utilizar. De este modo, seleccionando la opción Tercero de la lista desplegable tipo de asiento patrón la siguiente  lista desplegable no mostrará los asientos patrones disponibles si no la lista de terceros. Cuando marquemos el tercero a utilizar, el programa dispondrá el asiento asociado al mismo. Los apuntes del asiento patrón quedan generados y sólo tendremos que introducir los importes y el tercero. Cabe recordar que el diario puede ser configurado desde el propio asiento patrón. De esta manera tampoco  será necesario indicarlo, ya que el propio asiento patrón lo hará. La ventana de introducción de apuntes por diario también se ha modificado para poder seleccionar  asientos patrones de terceros. El uso de asientos patrones de terceros es idéntico al de asientos patrones. La única diferencia radica en  que se selecciona el tercero en lugar del asiento patrón. El hecho de poder asociar un asiento patrón a terceros permite desentenderse de la estructura del  asiento. Podemos generar asientos no ya en función del tipo de operación contable (compra, venta,  adquisición, nómina, etc.) si no en función del tercero. Esperamos que estos pasos os hayan ayudado a entender mejor su función.  Para cualquier aclaración, el grupo Zima estará encantado de ayudarles.  Si quiere recibir más información puede contactar con nosotros en http://www.zimasolutions.com/  o en el tlf: 917303285.

Trucos para maximizar las inversiones en Redes Sociales

MAXIMIZA TUS INVERSIONES EN REDES SOCIALES

 A lo largo de este tiempo son muchos los amigos que nos preguntáis que se puede hacer para ganar posición en el mercado de las Redes Sociales. En este blog os incluimos 7 trucos que pueden ayudaros a orientar estas estrategias y sacarles mayor rendimiento.

Da a los consumidores una buena razón para que compartan el contenido

Una tendencia y error que cometemos es tratar de vender nuestros productos directamente. 

Los community managers han aprendido que para tener éxito es necesario ofrecer contenido de calidad e interés general, esto contribuye a que los consumidores sean seguidores de nuestra marca y les ayude a interactuar con nuestros contenidos. Ellos se sentirán parte de la marca y te permitirán conocerles y conocerte mejor.

Mide el alcance y el efecto multiplicador de las redes sociales 

Utiliza la facilidad que dan lar Redes Sociales para generar grupos de amigos y llegar a su vez a los grupos de estos. Con esto permitirá a las empresas llegar a un numero mayor de usuarios a los que pueden interesarles tu marca. 

Identifica y atrae a los influenciadores top 

Los influenciadores son aquellos que hablarán de la empresa y la defenderán cuando sea necesario. Usa herramientas de monitorización para conocer a las personas adecuadas para ayudarte a fomentar esas relaciones positivas. 

Recuerda que debes motivarles y ganarte su atención y respeto, ayúdales facilitándoles información con antelación.

Las marcas deben fomentar una relación positiva con ellos, pero ojo, esta influencia no debe ser comprada o perderá la esencia principal, ser honestos con nuestros seguidores mostrándolas la realidad.

Ajusta las tácticas profesionales en función de los resultados de la campaña

Si las campañas se realizan correctamente en los medios sociales pueden ser flexibles tanto en diseño como en alcance para adaptarse en tiempo real a los cambios que sucedan como críticas o falta de respuesta.Este sistema aporta gran ventaja sobre otros tipos de campaña de marketing.

Genera nuevos contenidos y conversaciones

El contenido cuesta dinero pero el contenido generado por el usuario, aparte de no requerir inversión, suele ser percibido como fiable y auténtico por parte del resto de los usuarios. Este contenido puede convertir en algo vivo las páginas estáticas modificándolas de forma constante. Recuerda que debe controlar los mensajes pues, en algunos casos, pueden ser negativos.

Patrocina una o más comunidades de consumidores online

Las comunidades patrocinadas permiten conocer mejor a los clientes haciendo de su uso una herramienta muy efectiva, consiguiendo generar interés y lograr prescriptores. El reto es centrarse en desarrollar las comunidades el tiempo suficiente para lograr desarrollar las mismas.

Integra los medios sociales con otras campañas y en la compra de medios

Cada vez más los departamentos de marketing incluyen en sus anuncios menciones a los enlaces de Facebook o Twitter para lograr que los usuarios sigan a las marcas en sus medios sociales. Sin embargo, algunas empresas están encontrando modos de ofrecer valor adicional a los usuarios que sean activos.

Les ofrecen contenido exclusivo, información en primicia o descuentos especiales. Esta integración puede tener el efecto de que los consumidores vean a las empresas de modo integral y más en línea con sus necesidades.

Actualmente Facebook cuenta con muchas herramientas que te pueden ayudar a desarrollar y lanzar estas campañas. 

Si aún así no sabes como, nos tienes a tu disposición en el teléfono 917303285 o zima@zimasolutions.com

Suerte

Firewall para SQL Server

Cómo configurar un firewall para el acceso a SQL Server

En ocasiones tratamos de abrir desde un programa desarrollado por nosotros o alguna aplicación externa, una instancia de SQL Server y nos reporta un error informando que las conexiones remotas no están permitidas o bien canalización de nombres no esta disponible.

Habitualmente este error se debe:

1. Configuración del motor de base de datos. Por defecto el puerto utilizado es 1433 pero en determinadas instancias este puerto es dinámico y puede variar. Consulta también  Cómo configurar un servidor para que escuche en un puerto TCP específico (Administrador de configuración de SQL Server.
2. Configuración Firewall de Windows.

Como abrir/agregar un puerto en el Firewall de Windows

1.         En el Panel de control, abra Conexiones de red, haga clic con el botón secundario en la conexión activa y, a continuación, haga clic en Propiedades.

2.         Haga clic en la ficha Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Configuración de Firewall de Windows.

3.         En el cuadro de diálogo Firewall de Windows, haga clic en la ficha Excepciones y, a continuación, haga clic en Agregar puerto.

4.         En el cuadro de diálogo Agregar un puerto, en el cuadro Nombre, escriba SQL Server<nombreDeInstancia>.

5.         En el cuadro Número de puerto, escriba el número de puerto de la instancia de Database Engine (Motor de base de datos), por ejemplo, 1433, para la instancia predeterminada.

6.         Compruebe que TCP esté seleccionado y haga clic en Aceptar.

7.         Para abrir el puerto y exponer el servicio Explorador de SQL Server, haga clic en Agregar puerto, escriba Explorador de SQL Server en el cuadro Nombre, escriba 1433 en el cuadro Número de puerto, seleccione UDP y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8.         Cierre los cuadros de diálogo Firewall de Windows y Propiedades.

Como alternativa a la configuración de SQL Server para escuchar en un puerto fijo y abrir el puerto, puede poner el ejecutable de SQL Server (Sqlservr.exe) en la lista de excepciones a los programas bloqueados. Use este método cuando desee seguir utilizando puertos dinámicos. De este modo, sólo se puede tener acceso a una sola instancia de SQL Server.

Para obtener acceso a un programa a través del Firewall de Windows

1.         En el cuadro de diálogo Firewall de Windows, haga clic en la ficha Excepciones y, a continuación, haga clic en Agregar programa.

2.         Haga clic en Examinar y busque la instancia de SQL Server a la que desee obtener acceso a través del firewall; a continuación, haga clic en Abrir. De forma predeterminada, SQL Server se encuentra en C:\Archivos de programa\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Binn\Sqlservr.exe.

3.         Haga clic dos veces en Aceptar para cerrar el programa Firewall de Windows.

Estos pasos me fueron de utilidad para conseguir resolver el mensaje.

Mucha suerte.